Giáo trình quản trị văn phòng

Nội dung chính của giáo trình bao gồm:

• Chương I: Công tác tổ chức văn phòng
  • Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng: Định nghĩa văn phòng theo nghĩa rộng và hẹp, các chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc điều hành và hậu cần, cùng các nhiệm vụ cụ thể như tổng hợp kế hoạch, thu thập xử lý thông tin, công tác văn thư, lễ tân, quản lý vật chất, v.v.
  • Tổ chức văn phòng: Trình bày cơ cấu tổ chức văn phòng (các bộ phận như hành chính văn thư, tổng hợp, quản trị, lưu trữ, tài vụ, tổ chức nhân sự, bảo vệ) và vai trò của Chánh/Phó văn phòng. Đề cập các yêu cầu và phương pháp bố trí văn phòng (kín, mở, hỗn hợp; phân tán, tập trung, hỗn hợp).
  • Trang thiết bị văn phòng: Phân loại các đồ dùng và thiết bị văn phòng (bàn ghế, tủ hồ sơ, máy tính, máy photocopy, điện thoại, máy fax, v.v.).
  • Hiện đại hóa công tác văn phòng: Thảo luận về ảnh hưởng của công nghệ thông tin (máy vi tính, mạng, email, văn thư điện tử) đến hoạt động văn phòng và xu hướng “văn phòng điện tử hóa”.
  • Bố trí phòng làm việc của thư ký: Nêu các yêu cầu và phương pháp bố trí phòng làm việc của thư ký để tối ưu hiệu quả công việc và tạo ấn tượng tốt.
  • Xây dựng quy chế tổ chức và hoạt động của văn phòng: Chi tiết các phần cần có trong một bản quy chế hoạt động của văn phòng, bao gồm quy định chung, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm, tổ chức bộ máy, lề lối làm việc và quan hệ công tác, quy định cho từng bộ phận, và điều khoản cuối cùng.
• Chương II: Tổ chức lao động văn phòng
  • Thư ký văn phòng: Phân tích chức năng, nhiệm vụ của thư ký (liên quan đến văn bản và tổ chức công việc), các yêu cầu về kỹ năng cơ bản, nghiệp vụ (tin học, ngoại ngữ, soạn thảo văn bản, quản lý thời gian, v.v.) và phẩm chất cá nhân (kín đáo, chủ động, quyết đoán, trí nhớ tốt, v.v.). Đồng thời, làm rõ mối quan hệ giữa thư ký và thủ trưởng, nhấn mạnh sự tin cậy và thống nhất trong hoạt động.
  • Các quản trị viên văn phòng khác: Giới thiệu vai trò của Chánh/Phó văn phòng, trợ lý giám đốc và các quản trị viên văn phòng khác. Nêu các tiêu chuẩn cơ bản cần có như am hiểu chức năng quản trị, vận dụng kỹ năng quản trị (nghiệp vụ – kỹ thuật, nhân sự, tư duy) và phẩm chất cá nhân.
  • Hoạt động giao tiếp của quản trị viên văn phòng: Định nghĩa giao tiếp, các hình thức giao tiếp (ngôn ngữ và phi ngôn ngữ như nét mặt, cử chỉ, dáng vẻ, trang phục, khoảng cách, khung cảnh). Đề cập các nguyên tắc cơ bản trong giao tiếp như quan tâm đến nhu cầu, tôn trọng, đặt mình vào vị trí người khác, khẳng định ưu điểm, tôn trọng lời hứa.
  • Xây dựng tập thể văn phòng vững mạnh: Nêu đặc điểm của tập thể lao động văn phòng, các nhân tố giao tiếp – ứng xử để xây dựng tập thể vững mạnh (an tâm làm việc, hiểu nhau, lôi cuốn nhau) và vai trò của người lãnh đạo trong việc xây dựng tập thể.
  • Công tác tuyển dụng quản trị viên văn phòng: Trình bày chính sách tuyển dụng (tuyển nội bộ, tuyển ngoài) và quy trình tuyển dụng chi tiết gồm 6 bước: thành lập bộ phận tuyển dụng, xây dựng kế hoạch, tuyển chọn hồ sơ, thi trắc nghiệm kỹ năng, phỏng vấn, khám sức khỏe và quyết định lựa chọn.
• Chương III: Thông tin trong nghiệp vụ văn phòng
  • Khái niệm, vai trò và phân loại thông tin: Định nghĩa thông tin trong quản trị, vai trò quan trọng của thông tin trong tổ chức và quản lý. Phân loại thông tin dựa trên các tiêu chí: cấp quản lý (xuống, lên, chéo), lĩnh vực hoạt động (chính trị, kinh tế, văn hóa xã hội, khoa học kỹ thuật, tự nhiên môi trường, an ninh quốc phòng), tính chất đặc điểm sử dụng (tra cứu, thông báo), tính chất pháp lý (chính thức, không chính thức), hình thức truyền tin (văn bản, lời nói, không lời), và thời gian (quá khứ, hiện tại, tương lai).
  • Tổ chức công tác thông tin trong nghiệp vụ văn phòng: Nêu các yêu cầu khi tổ chức công tác thông tin (phù hợp, chính xác, đầy đủ, kịp thời, hệ thống, đơn giản, bí mật, hiệu quả) và quy trình tổ chức công tác thông tin gồm 6 bước: xác định nhu cầu, xây dựng và tổ chức nguồn tin, thu thập thông tin, phân tích xử lý, cung cấp phổ biến, lưu trữ bảo quản.
  • Hoàn thiện hệ thống thông tin trong các cơ quan đơn vị: Nhấn mạnh tầm quan trọng của hệ thống thông tin trong nội bộ cơ quan đơn vị.