Quản trị học

Dưới đây là tóm tắt các điểm chính:

1. Khái niệm và bản chất của Quản trị:

• Quản trị là quá trình làm việc với và thông qua người khác để thực hiện các mục tiêu của tổ chức trong một môi trường luôn biến động.
• Trọng tâm là sự cân bằng giữa kết quả (đạt được mục tiêu) và hiệu quả (sử dụng tối ưu các nguồn lực hạn chế).
• Các yếu tố cấu thành định nghĩa quản trị bao gồm: làm việc với và thông qua người khác, mục tiêu của tổ chức, kết quả và hiệu quả, các nguồn tài nguyên hạn chế, và môi trường quản trị luôn thay đổi.

2. Chức năng và vai trò của nhà quản trị:

• Chức năng quản trị: Là những nhiệm vụ quản lý chung, bao gồm hoạch định, ra quyết định, tổ chức, nhân sự, truyền thông, thúc đẩy, chỉ huy (lãnh đạo) và kiểm soát.
• Vai trò của nhà quản trị: Là những hoạt động quản trị cụ thể mà nhà quản trị thực hiện. Henry Mitzberg đã tổng hợp 10 vai trò phổ biến, chia thành 3 loại:
  • Vai trò về sự tác động qua lại giữa các cá nhân: Tượng trưng, người lãnh đạo, liên kết.
  • Vai trò thông tin: Trung tâm thu thập, xử lý thông tin; người phổ biến thông tin; người phát ngôn của tổ chức.
  • Vai trò ra quyết định: Người sáng tạo, người điều khiển sự điều chỉnh, người điều phối các nguồn lực, nhà thương lượng.

3. Nhà kinh doanh và nhà quản trị:

• Nhà kinh doanh: Người sáng lập, sở hữu và điều hành doanh nghiệp, có khát vọng, óc sáng tạo, chấp nhận rủi ro và muốn tự khẳng định bản thân. Thường dùng để chỉ chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ.
• Nhà quản trị: Những người chuyên phân bổ và phối hợp các nguồn lực, điều hành các hoạt động của một bộ phận hay một tổ chức, làm việc hưởng lương. Ngày nay, ranh giới giữa hai khái niệm này có thể mờ đi.

4. Nhiệm vụ và các cấp quản trị:

• Các nhà quản trị được chia thành 3 cấp:
  • Quản trị viên cấp cơ sở: Trực tiếp điều hành sản xuất, ra quyết định hàng ngày, giám sát nhân viên.
  • Quản trị gia cấp trung gian: Chuyển chiến lược cấp cao thành kế hoạch cụ thể, điều hành và phối hợp quản trị viên cấp cơ sở.
  • Quản trị gia cấp cao: Vạch ra mục tiêu, chính sách, chiến lược chung, ra quyết định dài hạn, đại diện cho tổ chức.
• Ngoài ra, còn phân biệt quản trị chức năng (phụ trách một lĩnh vực chuyên môn) và quản trị tổng quát (chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động của một đơn vị).
• Peter Drucker đưa ra 5 nhiệm vụ cơ bản của nhà quản trị: thiết lập mục tiêu, tổ chức hoạt động, thúc đẩy và truyền thông, đo lường kết quả, và phát triển nguồn nhân lực.

5. Các kỹ năng quản trị:

• Kỹ năng kỹ thuật: Áp dụng phương pháp, quy trình, kỹ thuật chuyên môn.
• Kỹ năng tác động qua lại với người khác: Lãnh đạo, thúc đẩy, quản trị xung đột, làm việc nhóm.
• Kỹ năng về nhận thức: Tư duy, hoạch định, nhìn nhận mối liên hệ giữa các bộ phận.
• Kỹ năng truyền thông: Gửi và nhận thông tin, ý tưởng, cảm xúc hiệu quả.
• Mức độ quan trọng của các kỹ năng này thay đổi tùy cấp quản trị: cấp cao chú trọng kỹ năng nhận thức, cấp cơ sở chú trọng kỹ năng kỹ thuật. Kỹ năng truyền thông và tương tác với người khác quan trọng ở mọi cấp.

6. Quản trị là một tiến trình năng động:

• Quản trị là quá trình tiếp nhận, tổ chức các nguồn lực và thực hiện mục tiêu thông qua người khác, luôn thay đổi và đổi mới không ngừng do tác động của môi trường bên ngoài (lạm phát, công nghệ, kinh doanh quốc tế, pháp lý) và bên trong tổ chức.

7. Để trở thành nhà quản trị thành công:

• Thành công (S_E) = Năng lực (A) x Động cơ (M) x Thời cơ (O).
  • Năng lực: Khả năng điều hành, tư duy, kỹ thuật, tương tác với người khác, tầm nhìn, kiến thức pháp luật, quản trị nhân lực.
  • Động cơ: Khát vọng thành công, ham muốn quyền lực, sẵn sàng cạnh tranh, muốn tự khẳng định, ý thức trách nhiệm.
  • Thời cơ: Được giao công việc quản trị thích hợp, môi trường làm việc thuận lợi (sự ủng hộ).

8. Sự phát triển của tư tưởng quản trị:

• Lịch sử quản trị lâu đời nhưng lý thuyết quản trị hiện đại phát triển mạnh từ thế kỷ 20.
• Các trường phái quản trị chính:
  • Cổ điển:
    • Kiểu thư lại (Max Weber): Tập trung vào hệ thống nguyên tắc, thứ bậc, phân công lao động rõ ràng, tính khách quan. Ưu điểm: hiệu quả, ổn định. Hạn chế: cứng nhắc, quan liêu, chậm ra quyết định.
    • Khoa học (Frederick W.Taylor, Frank & Lillian Gilbreth, Henry L. Gantt): Nghiên cứu mối quan hệ công nhân và máy móc để nâng cao năng suất, hiệu quả, cắt giảm lãng phí. Đề cao chuyên môn hóa, trả lương theo sản phẩm. Hạn chế: ít quan tâm khía cạnh con người.
    • Hành chính (Henry Fayol): Nhấn mạnh các chức năng quản trị cơ bản (hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát) và 14 nguyên tắc quản trị (phân công lao động, quyền hạn và trách nhiệm, kỷ luật, thống nhất chỉ huy, v.v.).
  • Hành vi (Mary Parker Follett, Elton Mayo, Douglas McGregor): Đặt con người vào trọng tâm, chú trọng hiểu biết về tri thức, nhu cầu, nhận thức, nguyện vọng của cấp dưới. Các nghiên cứu Hawthorne chỉ ra hiệu ứng Hawthorne (năng suất tăng khi được quan tâm đặc biệt). Thuyết Y của McGregor đưa ra nhận định lạc quan về bản chất con người (sáng tạo, đầy nghị lực).